Lorsqu'un document est conçu dans l'entreprise, son créateur défini les règles de reproduction liées au document émis.
Ces règles peuvent être plus ou moins restrictives. La définition des contraintes peut être élaborée en fonction de paramètres divers telle que l'identification de la personne qui demande une duplication ou tout autre paramètre telle que la date de la demande. Les règles établies peuvent engendrer des actions diverses lorsque la demande de reproduction concerne un document protégé.
Ainsi si le document soumis fait l'objet d'une protection sévère, lors de la demande de reproduction, l'original peut être capturé au niveau de la machine de reproduction. Une alarme peut également être activée soit à l'endroit de la demande illicite soit à un poste de contrôle.

D'autres actions moins répressives peuvent également être définies. Ainsi, la copie peut être autorisée mais avec l'ajout de mentions spécifiques telles que " duplicata " voire avec les zones sensibles du document effacées (signature, montants, numéros de téléphone …). La copie peut également portée la mention " Copie à l'attention de M. X en date du Y ", si X est la personne qui a demandé la copie et Y la date de la demande. Ceci a alors un effet à la fois dissuasif si X avait l'intention de faire sortir la copie de l'entreprise mais aussi un effet de responsabilisation. En effet X est peut-être un employé de toute confiance mais qui ne prend pas forcément seul les mesures de sécurité nécessaires. En présence de copies banalisées, il peut par inadvertance les laisser à la vue et la disposition de personnes moins honnêtes. La copie que possède Monsieur X est à son nom, de plus la délivrance de la copie peut être mémorisée sur le système de sécurité de l'entreprise. Il est vraisemblable que Monsieur X fera le nécessaire pour que sa copie personnelle et identifiée ne soit pas utilisée à des mauvaises fins à son insu, car dans ce cas sa responsabilité sera engagée. D'autre part la régulation et la traçabilité des copies au sein de l'entreprise implique qu'un employé malveillant doit, s'il désire exporter les secrets de l'entreprise, sortir non plus des copies mais des originaux. Ceci nécessite un professionnalisme et un sang froid que la grande majorité des pilleurs d'entreprise actuels ne possèdent pas. D'autre part la disparition même temporaire de l'original est détectable et augmente ainsi largement le risque du pilleur.