L'évolution de la bureautique implique la multiplication des moyens de productions de documents départementaux. Que ce soient des imprimantes ou des télécopieurs, il est plus rationnel de disposer d'un équipement commun par service ou par entité géographique. Cela implique qu'en un point unique arrivent les documents destinés à plusieurs destinataires.
Cela signifie qu'en un seul point tous les documents d'un groupe de personnes sont produits à la vue de tous. Ainsi chaque personne ayant accès à ce moyen pourra consulter volontairement ou involontairement le document de son collègue.

Cette mise à disposition de tous du document de chacun est pour le moins gênante dans le cas normal. Lorsqu'il s'agit de documents sensibles, la situation devient périlleuse.
De nombreux documents sont sensibles dans une entreprise :

• Les documents liés à la défense,
• Les documents liés aux futurs projets,
• Les documents liés à l'expertise de l'entreprise,
• Les documents concernant le parc client de l'entreprise,
• Les propositions de prix,
• Les informations sur les prospects en cours,
• Les documents sous la responsabilité de la DRH,
• Etc. …
  
  En fait la liste est longue, il est donc important que l'entreprise se prémunisse de toute fuite possible liée à une mauvaise gestion des documents produits.
  L'invention permet à chaque fois qu'un document identifié comme sensible est soumis à une impression ou à une télécopie d'éviter des diffusions parallèles indésirables.
  
  Suite à une demande de télécopie ou d'impression, l'équipement chargé d'imprimer le document identifie son caractère sensible. Automatiquement, il effectue une rétention sur ce document éventuellement après avoir effectué le travail de formatage nécessaire à l'impression ; ceci afin que le document puisse être imprimé rapidement une fois libéré.
  Le document ne sera libéré que lorsque son destinataire s'identifiera auprès de l'équipement ; cette identification pouvant mettre à profit les contrôles de sécurité déjà présents dans l'entreprise :
  
  
• Identification par badge,
• Identification par nom/mot de passe.
  
  Le contrôle s'effectuant en sous-traitant la validité de la signature proposée au système informatique de l'entreprise qui les centralise.
  Lorsque le destinataire s'est identifié auprès de l'équipement, la liste des documents sensibles le concernant lui est communiquée. Il peut alors choisir de les libérer et dans ce cas, les documents sont produits en sa présence évitant ainsi toute indiscrétion.


Le document ainsi produits disposent des éléments graphiques qui permettront de sécuriser par la suite sa diffusion dans l'entreprise tel que décrit précédemment. Il ne sera donc possible de le reproduire qu'en respect des restrictions de reproduction définies pour ce document.