Lorsqu'un organisme émet un document sensible, en plus des éléments graphiques précédemment définis qu'il insère sur le document, peut stocker l'image électronique de ce document sur un serveur dédié. Dans la suite du document nous pourrons décrire également des applications de notre solution qui ne nécessitent pas de s'équiper d'un serveur dédié. Dans cet exposé nous décrivons la solution la plus complète qui peut être offerte en terme d'architecture.

Lorsqu'une demande de reproduction est effectuée, l'équipement de reproduction ou d'acquisition effectue au préalable un examen de chaque page du document présenté. Il détermine le caractère sensible de celui-ci par la recherche du marquage. Lorsque le document est sensible, les règles sont alors examinées. Si des contraintes de reproduction sont définies, elles sont alors appliquées.

Si l'émetteur du document l'a prévu, le possesseur de la copie peut requérir une copie authentifiée du document auprès du serveur dédié de l'émetteur, voire demander à celui-ci de transmettre une copie électronique du document dans son système informatique. L'émetteur du document peut également ainsi gérer parfaitement la diffusion de son document. Connaissant à tout moment les possesseurs de copies de celui-ci, il peut leur transmettre aisément une réactualisation de ce document ou des documents complémentaires associés. Il peut ainsi vérifier l'utilisation du document, puisque à chaque fois que ce document sera utilisé afin d'obtenir un droit quelconque, il pourra en être avisé. Il pourra ainsi bloquer toute opération non conforme basée sur l'utilisation de son document. Voire si le document émis initialement fait référence à une situation qui a évoluée d'en informer tout organisme qui a utilisé le document afin qu'il rectifie les opérations effectuées sur les informations initiales.

L'accès au serveur dédié de l'émetteur est limité au document électronique lié au document papier déjà en possession du destinataire ainsi qu'aux documents associés si l'émetteur l'a autorisé. L'accès au système informatique du destinataire par l'émetteur est limité aux envois désirés et autorisés par le destinataire.
Dans la suite de ce document, nous illustrons le mise en œuvre de cette solution dans différents cas concrets.